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Con la tecnología más avanzada que entra en el lugar de trabajo todo el tiempo, muchas personas pueden asumir que un área que será enormemente afectado por esto es la gestión de documentos y el uso de los elementos de papel.
Como soluciones, como el almacenamiento de archivos en línea permiten a los miembros del personal para acceder a los documentos digitales desde cualquier lugar y gadgets como tabletas y teléfonos inteligentes hacen que sea fácil de revisar estos artículos cuando una persona no está en su escritorio, es comprensible que algunos comentaristas en los últimos años habían predicho que la oficina sin papel estaba cerca de convertirse en realidad.
Pero en realidad, esto no ha sucedido. Y en muchas empresas, que no es ni de lejos, ya que las empresas siguen aumentando su dependencia de las máquinas como
impresoras multifunción para imprimir, escanear y copiar documentos en papel. The Sydney Morning Herald señala que las cifras de The Economist publicado el año pasado el consumo de papel se ha encontrado aumentado en un 50 por ciento durante los últimos 30 años, pese a la adopción explosivo de nuevos productos de tecnología.
De hecho, en lugar de la eliminación del papel del lugar de trabajo, éstos parecen haber aumentado el uso de los documentos impresos, ya que los trabajadores tienen ahora acceso a más información que consideren dignos de impresión gracias a la web.
En un libro libro titulado El mito de la oficina sin papel, los autores Abigail Sellen y Richard Harper destacan algunas de las principales razones de por qué las empresas todavía dependen de papel, sobre la base de una serie de estudios de casos y proyectos de investigación. Los Morning Herald informa que identificaron cinco en particular que afecta a casi todos los negocios.
1. Hacer referencia
Es frecuente que cuando se trabaja en un documento digital, los empleados también deben referirse a otros documentos con el fin de obtener los datos vitales que necesitan. Esto es mucho más simple cuando un usuario puede mirar hacia abajo en una página impresa, en lugar de tener que cambiar entre múltiples pantallas de visualización o ventanas en su escritorio o portátil.
2. Edición
Ser capaz de hacer cambios o proporcionar información sobre los documentos de sus colegas también es mucho más fácil si la gente puede tomar notas con un lápiz sobre un papel, que se opone a la anotación de los archivos digitales.
3. Planificación
Ms Madrid y el Sr. Saez señaló que la mayoría de las personas les resulta más fácil de planificar su agenda y el programa de la jornada de trabajo con un lápiz en lugar de un teclado.
4. Colaboración
Documentos basados en papel son particularmente útiles en las reuniones para fomentar la colaboración entre los grupos de empleados. Aunque los dispositivos tales como ordenadores portátiles y tabletas pueden compartir información, es más fácil para un grupo más grande para trabajar juntos a través de papel.
5. Autoridad
Los autores observaron papel se puede utilizar para dar una mayor sensación de autoridad a los elementos. Se observó por el Morning Herald: "Cuando se imprimen documentos de la empresa, son percibidos como más formal y por lo tanto de mayor importancia."
También fue destacado por el periódico que los documentos en papel pueden ayudar a los miembros del personal retienen la información, ya que un estudio de la revista Usuario Computer reveló individuos son 30 por ciento más propensos a recordar detalles que están escritas.
"Cuando se juntan letras y dígitos en nuestros monitores, hay un montón de datos que se olvidan fácilmente", dijo el Herald de la mañana, y agregó: "Hay algo acerca de la celebración de la copia en papel en tus manos que de alguna manera mejora la concentración."
